Unser Angebot: Wir betreuen Ihr digitales und/oder analoges Archiv. Die Archivarinnen und Archivare nutzen dazu docuteam cosmos. Sie liefern die Daten und nutzen die fertig aufbereiteten Daten Ihres digitalen Langzeitarchivs, docuteam erledigt den Rest. Sie benötigen dafür kein eigenes professionelles Archivpersonal und stellen dennoch sicher, dass Ihre Daten fachgerecht betreut und archiviert werden.
Was umfasst die Dienstleistung?
- Beratung Records Management und Informationsorganisation
- Beratung für die Ablieferung aus GEVER/e-Akte und aus anderen produktiven Systemen
- Übernahme, Aufbereitung und Speicherung im digitalen Magazin
- Inhaltliche Erschliessung
- Aufbereitung zur Nutzung im digitalen Lesesaal
- Betrieb, Wartung und Weiterentwicklung der benötigten Software
- georedundantes Backup
Wie kommen Sie zu Ihrem digitalen Langzeitarchiv?
Initiales Einrichten des Archivs
In einem Initialprojekt werden die Applikationen installiert, parametriert, die entsprechenden Workflows (Prozesse) eingerichtet, getestet und bis zur Produktivsetzung gebracht.
Für das Initialprojekt und die damit verbundenen Dienstleistungen entstehen einmalige Kosten.
Software as a Service/Datenhosting und Archivdienstleistungen
Nach dem initialen Einrichten stehen Ihre Applikationen zur Nutzung bereit. Archivarinnen und Archivare von docuteam erledigen in Ihrem Auftrag alle Arbeiten, die es für die Archivierung und die Nutzbarhaltung Ihrer Daten braucht. Sie übernehmen Ihre Daten, bereiten sie auf, erschliessen sie inhaltlich und speichern sie im digitalen Langzeitarchiv.
Sie selbst greifen auf Ihre Archivdaten über den digitalen Lesesaal zu. Die benötigte Software und das System beziehen Sie als Service. Sie brauchen sich nicht um die Systemadministration, um Betrieb, Wartung, Updates und Backups zu kümmern. Der Service wird jährlich mit einer Pauschale abgegolten. Für die – nach Absprache vorgenommenen – Archivdienstleistungen fallen Kosten nach Aufwand an.
Hosting und Sicherheit
Wir betreiben je eine Infrastruktur in der Schweiz und in Deutschland. Für das Datenhosting nutzen wir SWITCH für das Angebot in der Schweiz und OVHcloud für das Angebot in Deutschland.
SWITCH wurde 1987 als privatrechtliche, nicht gewinnorientierte Stiftung von der Eidgenossenschaft und den Kantonen als Infrastrukturbetreiberin der Schweizer Hochschulen gegründet. Die Infrastruktur von SWITCH läuft in zwei SWITCH-eigenen Rechenzentren im Raum Zürich und Lausanne unter schweizerischer Jurisdiktion.
OVHcloud ist der größte Infrastrukturprovider im Cloud-Bereich in Europa. Die Standorte der von docuteam genutzen Rechenzentren liegen im Raum Frankfurt (Produktivdaten) und Straßburg (Backupdaten).
Der gesamte Technologie-Stack von SWITCH und OVHcloud ist bekannt und dokumentiert, das schafft Vertrauen.
Die Sicherheit Ihrer Daten steht an erster Stelle
- Eine georedundante Datenspeicherung und Backupstrategien schützen ihre Daten vor Verlust.
- Die Wege für die Übertragung und Nutzung der Daten sind verschlüsselt.
- Unser Personal ist bezüglich Informationssicherheit speziell geschult und hat eine Personensicherheitsprüfung durchlaufen.
- Ihre Daten verlassen die Schweiz (Angebot Schweiz) beziehungsweise die EU (Angebot Deutschland) nicht.
- Betreffend den Datenschutz schließen wir mit unseren Kunden einen Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung gemäß dem Bundesgesetz über den Datenschutz (DSG) (CH) beziehungsweise der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) (EU) ab.
FAQ
Wir stehen jederzeit gerne zur Verfügung, um Ihre Fragen zu beantworten und um Ihre konkreten Anliegen und Bedürfnisse zu besprechen.
Mit einem digitalen Archiv wird eine Trennung zwischen aktiven und abgeschlossenen Unterlagen möglich. Ins Archiv gelangen nur Daten, welche dauerhaft oder mehrere Jahrzehnte nutzbar gehalten werden müssen.
Es gibt gute Gründe, Daten schon nach zwei oder vier Jahren aus einem Geschäftsverwaltungssystem herauszunehmen und zu archivieren: Entlastung des Systems, frühe Konversion in archivfähige Dateiformate, Auswahl zu archivierender Akten, solange das Personal die Geschäfte noch kennt usw. Das Triagemodell nach eCH-0164 beschreibt diesen Fall. Zudem hat jeder Kunde zahlreiche Daten, die gar nie in das Geschäftsverwaltungssystem importiert worden sind und trotzdem archivwürdig sind, beispielsweise Protokollserien, Fotos, digitalisierte Einwohnerkontrollkarten usw.
Solche Systeme verfügen zumeist über die Möglichkeit eines Exports gemäss einem Standard wie eCh-0160 (CH), xdomea (DE) oder EDIDOC (A).
Nein, dafür benötigen Sie kein separates System. Es ist aus Gründen der Kohärenz und Übersicht sogar von Vorteil, wenn das Archivverzeichnis sowohl die analogen wie auch die digitalen Daten verzeichnet.
Ja, das ist möglich.
Es ist gut möglich, dass Sie kein digitales Langzeitarchiv benötigen. Allerdings hat diese Entscheidung nichts damit zu tun, ob Sie über ein Backup verfügen oder nicht. Digitale Langzeitarchivierung und Backup sind zwei ganz verschiedene Dinge.
Möglicherweise schon. Häufig handelt es sich bei solchen Archivierungsvorgängen aber nicht um digitale Langzeitarchivierung im reinen Sinne.
Die archivierten Daten und Metadaten gehören Ihnen. Sollten Sie unser Angebot nicht mehr benötigen, liefern wir Ihnen Ihre Archivpakete aus dem Archivspeicher in standardisierter Form wieder aus. Wir wollen keine Abhängigkeit von unserem System schaffen. Die exportierten Archivpakete basieren auf internationalen Standards, so dass sie auch in andere Systeme eingelesen werden können.
Dies betrifft eine der Kernfunktionalitäten eines digitalen Langzeitarchivs. Für die betroffenen Dateien wird eine sogenannte Erhaltungsmassnahme (Preservation Action) angewandt. Die Dateien werden in kontrollierter und dokumentierter Art und Weise in ein anderes Format migriert.
Nein, das können wir nicht und das kann auch niemand sonst. Aber wir garantieren Ihnen, dass wir digitale Archivierung basierend auf dem international etablierten Standard (OAIS) betreiben und damit einer solchen Garantie möglichst nahe kommen. Essenzieller Bestandteil von OAIS ist das so genannte »Preservation Planning«. Daten und Metadaten werden im Archivspeicher periodisch überprüft und bei Bedarf und in Absprache mit dem Kunden auf neue Archivformate migriert. Digitale Archivierung ist ein kontinuierlicher Prozess und nach der Verschiebung in den Archivspeicher nicht abgeschlossen.
Die Daten gehören Ihnen und fallen nicht in eine etwaige Konkursmasse. Als zusätzliche Absicherung besteht die Möglichkeit eines Backups auf Ihrer eigenen Infrastruktur. Da unsere Lösungen auf etablierten Standards basieren, sind die Primär- und Metadaten auch ohne docuteam weiterverwendbar.
Für Software as a Service regelt ein entsprechender Vertrag die Einzelheiten. Betreffend den Datenschutz schließen wir mit unseren Kunden und Kundinnen einen Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung gemäß dem Bundesgesetz über den Datenschutz (DSG) (CH) beziehungsweise der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) (EU) ab.
Überhaupt nicht. Sie können docuteam cosmos oder Teile davon selbständig als Software as a Service nutzen.