docuteam context ist ein Archivinformationssystem neuester Generation. Mit docuteam context erschließen Sie Ihre Archivalien effizient und halten Ihre Daten standardbasiert und kohärent. Umfassende Konfigurationsmöglichkeiten erlauben eine flexible Einsatzweise gemäß Ihren Bedürfnissen.
Archivtektonik
Eine klassische Archivtektonik erlaubt das Navigieren und Finden von Verzeichnungseinheiten. Über ein Kontextmenü werden Verzeichnungseinheiten erstellt, dupliziert und gelöscht. Verschiebungen lassen sich per Drag & Drop direkt im Archivbaum vornehmen.
Records und Instanzen
Gemäß dem zugrundeliegenden Standard «Records in Context» kennt docuteam context das Konzept von Records (Verzeichnungseinheiten) und Instanzen (Ausprägungen, Repräsentationen) dieser Records.
Grid
In einer Tabellensicht lassen sich alle Verzeichnungseinheiten ab einer bestimmten Position im Archivbaum anzeigen. Die Tabellensicht ist konfigurierbar und eignet sich zur effizienten Bearbeitung oder Kontrolle. Entsprechende Tastaturbelegungen erlauben im Grid ein schnelles Navigieren und Bearbeiten.
Suche
Boolesche Operatoren, Platzhalter, Regular Expressions und unscharfes Suchen werden unterstützt. Mit einer weiteren feldbezogenen Filterung lässt sich das Suchresultat bei Bedarf noch spezifischer eingrenzen. Exportieren Sie das Suchresultat direkt aus der Suche.
Normdaten
Verwalten Sie Ihre Normdaten und verknüpfen Sie diese untereinander und mit den Verzeichnungseinheiten.
Standortverwaltung
Mit der Standortverwaltung behalten Sie den Überblick über Ihr Archivgut.
Aktenpläne, Systematik, Innere Ordnung, Taxonomien
Klassifizierungseinheiten werden mittels sogenannter Konzepte gebildet. Bestimmen Sie selbst die Anzahl, Gliederung und die Inhalte solcher Einheiten.
Schutzfristen und Publikationsregeln
Definieren Sie Schutzfristenkategorien, Publikationsregeln und deren Logik.
Digitalisate
Importieren Sie Digitalisate als Instanz einer Verzeichnungseinheit oder aber als Attachement zu einer Verzeichnungseinheit.
Import und Export
Exportieren Sie jede beliebige Verzeichnungseinheit – gegebenenfalls mitsamt den Kindern und Nachfahren – in verschiedenen Formaten. Der Importvorgang legt nicht nur Verzeichnungseinheiten und Instanzen an, sondern kreiert auch Normdaten oder legt Verknüpfungen dazu an.
Flexible Formulare
Wir wissen es: Ihre Institution ist einzigartig. In docuteam context gibt es deswegen kaum etwas, das nicht konfigurierbar ist.
Konfigurieren Sie so viele verschiedene Formulare, wie Sie benötigen. Und dies nicht nur für die Verzeichnungseinheiten, sondern ebenso für die Instanzen (Ausprägungen, Repräsentationen), die Akteure, Orte, Konzepte und Standorte.
Bei der Formularkonfiguration stehen Ihnen vielfältige Einstellungen zur Verfügung:
- Generische Feldtypen (wie Textfeld, Auswahlliste, Datum, u.a.)
- Feldtypen mit zusätzlicher Logik, wie für Signatur oder «Wert und Einheit»-Kombinationen
- Feldbezeichnung
- Definition eines Feldes als obligatorisch
- Definition eines Feldes als read-only
- Wiederholbare Felder
- Standardwerte
- Validierungslogik mittels Regular Expressions und Validierungsfehler-Texte
- Maskierte Felder
- Auswahllisten
- Templating-Mechanismus für die Titelanzeige
- Hilfetexte
- Referenzlabel
- Unterteilung des Formulars in Sektionen
Datenmodellierung und konsistente Datenhaltung
Und vieles mehr
FAQ
Wir stehen jederzeit gerne zur Verfügung, um Ihre Fragen zu beantworten und um Ihre konkreten Anliegen und Bedürfnisse zu besprechen.
Doch sicher. Formulardefinitionen gemäß ISAD(G) sind leicht umzusetzen.
Nein. Es stehen zwei Optionen zur Verfügung. Einerseits eine komplett freie Signaturvergabe, andererseits eine Signaturvergabe mit einer Vererbungslogik.
Jedes Feld, das in einer Formulardefinition zum Einsatz kommen kann, hat eine klar definierte Semantik und fügt sich in das übergreifende Datenmodell ein. Ein Wildwuchs ist damit nicht möglich.
Diese Unterscheidung ist ein zentrales Element des Standards «Records in Contexts». Damit wird zwischen der inhaltlichen Beschreibung einer «Sache» und den konkreten Erscheinungsformen dieser «Sache» unterschieden, was insbesondere im digitalen Zeitalter sehr viel Sinn macht. Um ein Beispiel zu geben: zu einer inhaltlichen Beschreibung einer mittelalterlichen Urkunde kommen möglicherweise zwei Instanzen: die Pergamenturkunde und ein hochaufgelöstes Digitalisat dieser Pergamenturkunde. Letzteres wird in der Zukunft möglicherweise in ein anderes Format migriert, womit eine weitere Instanz entstehen würde.
docuteam box wird ständig weiterentwickelt und laufend um neue Funktionalitäten erweitert. Die Roadmap findet sich hier: https://docs.docuteam.ch/roadmap/