De l’archivage des applications métier – Réflexions au sein du SIAr à Neuchâtel

Le 29 octobre 2021 a eu lieu à Zoug une table ronde sur «Les données communales dans les applications spécialisées cantonales et nationales» dans le cadre du groupe de travail «Archives communales» de l’Association des archivistes suisses.

Dans ce cadre nous avons présenté les réflexions que nous menons au sein du Service intercommunal d’archivage (SIAr) dans le canton de Neuchâtel :

• Les applications sont mises à disposition par différents organismes qui ne sont pas gérés par les communes (Confédération, Canton, service informatique des communes, autre) : Qui est responsable de la bonne conservation de ces données et qui est chargé de leur archivage ?
• Les archivistes doivent identifier quelles sont les applications utilisées dans les communes : Lesquels de ces programmes ont des données à conserver de manière probante et/ou pérenne ? Comment extraire ces données pour les détruire ou les archiver conformément au cadre légal ?
• Que faire concrètement lorsqu’une application comptable qui contient des données à valeur archivistique est arrêtée par le service informatique des communes (retour d’expérience avec l’application SAINet qui produisait les grands livres d’une commune) ?

Cette thématique étroitement liée à l’évaluation archivistique et à l’archivage électronique n’en n’a pas fini d’être débattue au sein des institutions suisses.